ماذا تفعل فعلًا؟
يؤدي نظام المستندات بالذكاء الاصطناعي ثلاث مهام:
القيمة ليست في القراءة. أدوات التعرّف الضوئي على الحروف (OCR) القديمة كانت تقرأ أيضًا. القيمة أن النماذج اللغوية الحديثة تتعامل مع مستندات لا تتبع قالبًا واحدًا، وتستطيع أن تقول مدى ثقتها في كل نتيجة.
- 1. يقرأ المستند: ملف PDF ممسوحًا ضوئيًا، أو صورة من الموقع، أو مرفقًا في بريد إلكتروني، بالعربية أو الإنجليزية.
- 2. يستخرج الحقول التي تهمّكم: اسم المورّد، ورقم الفاتورة، والمبالغ، والتواريخ، وبنود الفاتورة، وبنود العقد.
- 3. يتصرّف بناءً عليها: يطابقها مع أوامر الشراء أو القواعد لديكم، أو يرسلها إلى نظام المحاسبة أو نظام ERP، أو يحيلها إلى شخص للمراجعة.
أين تنجح؟
| نوع المستند | لماذا يناسب الذكاء الاصطناعي | ما الذي يبقى على الشخص مراجعته |
|---|---|---|
| فواتير الموردين | أعداد كبيرة، وحقول متشابهة، ومطابقة سهلة مع أمر الشراء | الفروقات، والموردون الجدد، والمبالغ التي تتجاوز حدًا معينًا |
| إشعارات التسليم وإيصالات الاستلام في الموقع | متكررة، وتُصوَّر غالبًا في الموقع | الكميات التي لا تطابق الطلب |
| العقود والاتفاقيات | طويلة، لكن الأسئلة محددة ("ما نسبة المحتجزات؟") | كل بند مستخرج قبل الاعتماد عليه |
| الطلبات والنماذج | حقول ثابتة، وطلبات كثيرة | الحقول الناقصة أو غير الواضحة |
| السياسات والأدلة الداخلية | مناسبة للبحث مع ذكر المصدر ("ماذا تقول سياستنا عن…؟") | الإجابات في أي أمر قانوني أو مالي |
أين تتعثر؟
- الأعداد القليلة. إن كنتم تعالجون بضعة مستندات من نوع معين كل شهر، فنادرًا ما تسترد الأتمتة تكلفتها. وقد يكفي قالب جيد.
- المسح الرديء والكتابة اليدوية. تنخفض الدقة في المستندات الباهتة أو المطوية أو المكتوبة بخط اليد. أصلحوا خطوة التصوير والمسح أولًا.
- القرارات التي تحتاج إلى تقدير. الذكاء الاصطناعي يستطيع أن يجد البند. لكنه لا ينبغي أن يقرر هل تقبلونه.
- غياب مرجع للمطابقة. الاستخراج مفيد فقط إن كان هناك ما تقارنون النتيجة به: أمر شراء، أو عقد، أو قاعدة.
كيف تبدأون مشروعًا أول آمنًا
هكذا نعمل في الذكاء الاصطناعي والأتمتة الذكية. وهكذا عملنا أيضًا على نموذج تجريبي لفحص التصاميم بقواعد محددة لجهة حكومية في الإمارات (عرض توضيحي وليس نظامًا قيد التشغيل): مهمة محددة، تُفحص مقابل قواعد معرّفة، وأشخاص يراجعون النتائج.
- 1. اختاروا نوعًا واحدًا من المستندات بعدد حقيقي ومسؤول واضح عنه.
- 2. اجمعوا عيّنة من مستنداتكم الحقيقية، بما فيها المستندات الرديئة، وباللغتين إن كانت تصلكم باللغتين.
- 3. حدّدوا معنى "صحيح" قبل البناء. ما الحقول المهمة، وما مستوى الدقة المطلوب قبل أن يتوقف الشخص عن مراجعة كل حقل.
- 4. اختبروا على العيّنة وقيسوا النتائج حقلًا بحقل. لا تقبلوا عرضًا تجريبيًا على مستندات غيركم.
- 5. صمّموا خطوة المراجعة. كل قيمة مستخرجة ترتبط بمكانها في المستند الأصلي. والنتائج غير المؤكدة تذهب إلى شخص.
- 6. اربطوه بالنظام الذي يجب أن تصل إليه البيانات.
- 7. تابعوا أداءه بعد التشغيل. راقبوا نسبة المستندات التي تحتاج إلى شخص، وأسباب ذلك.
أسئلة البيانات واللغة التي تُحسم أولًا
- أين ستُعالَج المستندات وتُحفظ؟ البيانات الشخصية في المستندات يغطيها قانون حماية البيانات الشخصية في الإمارات، المرسوم بقانون اتحادي رقم 45 لسنة 2021، الذي يضع أيضًا متطلبات لنقل البيانات خارج الدولة (u.ae، بالإنجليزية). قرّروا مبكرًا هل يجب أن تبقى المعالجة داخل الدولة، وأكّدوا ذلك مع فريقكم القانوني.
- أي نماذج ذكاء اصطناعي، وبأي شروط؟ اسألوا الشركة التي تتعاملون معها عن مزوّدي النماذج الذين تستخدمهم، وكيف تُعامَل بياناتكم. نحن نبني بنماذج Claude وOpenAI ونختار لكل مشروع ما يناسبه.
- المستندات العربية. اختبروا العربية وحدها، بما فيها العربية الممسوحة ضوئيًا، والمستندات المختلطة بالعربية والإنجليزية، والأرقام الهندية المستخدمة في كثير من المستندات العربية.
- سجل التدقيق. احتفظوا بسجل لما استخرجه النظام، وما عدّله الشخص، ومن اعتمده.
أسئلة شائعة
ما أتمتة المستندات بالذكاء الاصطناعي؟
برنامج يقرأ مستندات مثل الفواتير والعقود والنماذج، ويستخرج البيانات المطلوبة، ويتحقق منها، ويرسلها إلى أنظمتكم، مع شخص يراجع النتائج غير المؤكدة.
هل يستطيع الذكاء الاصطناعي قراءة المستندات العربية؟
نعم، النماذج اللغوية الحالية تتعامل مع النص العربي، بما فيه المستندات المختلطة بالعربية والإنجليزية. أما العربية الممسوحة ضوئيًا والمكتوبة بخط اليد فأصعب، لذلك اختبروا على مستنداتكم قبل التشغيل.
هل سيحل الذكاء الاصطناعي محل فريق الحسابات لدينا؟
يلغي إعادة الإدخال اليدوي والمراجعة الأولى. ويبقى الأشخاص مسؤولين عن الاستثناءات والموافقات وكل ما يحتاج إلى تقدير.
ما مدى دقته؟
يعتمد على مستنداتكم. الرقم الموثوق الوحيد هو الرقم الذي يُقاس على عيّنة من ملفاتكم، حقلًا بحقل، قبل الإطلاق.
هل يمكن أن تبقى المستندات في الإمارات؟
نعم، إن استُضيف النظام داخل الدولة أو على حسابكم السحابي. احسموا ذلك في مرحلة التصميم، مع فريقكم القانوني، وفق قانون حماية البيانات الشخصية.
من يبني أتمتة المستندات بالذكاء الاصطناعي في دبي؟
تصمّم Digital Cubic أتمتة المستندات بالذكاء الاصطناعي وتبنيها وتشغّلها للشركات في الإمارات، مع مراجعة بشرية، وربط كل قيمة مستخرجة بمصدرها، ودعم للعربية والإنجليزية. ونبدأ بمكالمة استكشافية مجانية مدتها 30 دقيقة.
